แบบฝึกหัดบทที่ 1
1) จงอธิบายความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ตอบ คือระบบคอมพิวเตอร์หรือขั้นตอนต่างๆที่ช่วยในการจัดเก็บสารสนเทศเพื่อการบริหารและการจัดการภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพระบบสารสนเทศยังมีส่วนครอบคลุมไปถึง บุคคล เอกสาร เทคโนโลยี และขั้นตอนในการทำงานเพื่อที่จะแก้ปัญหาทางธุรกิจต่างๆไม่ว่าจะเป็น ราคา สินค้า บริการ หรือกลยุทธ์ต่างๆฯลฯ และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะแตกต่างจากระบบสารสนเทศทั่วไป
2) จงอธิบายความหมายของคำว่า ข้อมูลและสารสนเทศ
ตอบ ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ หรือ สิ่งของ สถานที่โดยอาศัยในรูปแบบที่เหมาะสมต่อการสื่อสารการแปลความหมายและการประมวลผล ซึ่งข้อมูลราวนี้จะได้จากการสังเกต การรวบรวมการวัด
ส่วน สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลแล้ว อาจใช้วิธีง่ายๆ เช่นหาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน ฯลฯ เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ
3) ขั้นตอนในการออกแบบระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งานนั้นมีขั้นตอนใดบ้าง
ตอบ - วิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน
- วิเคราะห์เป้าประสงค์
- วิเคราะห์ข้อมูล
- วิเคราะห์แหล่งที่มาของข้อมูล
- Context diagram
4) ขั้นตอนที่ควรทำในระหว่างที่มีการนำเอาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการใช้งานนั้นมีขั้นตอนอะไรบ้าง
ตอบ 1. การเก็บรวบรวมข้อมูล สมมติว่านักศึกษาต้องการรวบรวมข้อมูลเรื่องอาชีพของคนไทยภายในหมู่บ้านแห่งหนึ่ง นักนักศึกษาควรเริ่มต้น การออกแบบสอบถามและไปสำรวจข้อมูล และให้ภายในครอบครัวต่าง ๆ ในหมู่บ้านแห่งนั้นกรอกข้อมูล และส่งแบบสอบถามไปยังผู้กรอกข้อมูลเพื่อทำการกรอกรายละเอียด และเก็บรวบรวมข้อมูล ในการเก็บรวมรวมข้อมูลนั้นมีเทคนิคและวิธีการต่างอกไป เช่น การใช้เครื่องจักรช่วยเก็บรวบรวมข้อมูล หรืออ่านข้อมูลที่ใช้ดินสอดำฝนตำแหน่งที่กรอกข้อมูล
2.การตรวจสอบข้อมูล เมื่อเราเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว ก็ต้องมีการตรวจสอบข้อมูล และดูแลเรื่องความถูกต้องต่างๆของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง ข้อมูลนั้นจะต้องมีความถูกต้องและน่าเชื่อถือให้มากที่สุด เพราะถ้าข้อมูลนั้นไม่จริง จะทำสารสนเทศข้อมูลนั้นไม่น่าเชื่อถือ
3. การรวบรวมข้อมูลเป็นแฟ้มข้อมูล คือ เป็นการรวบรวมข้อมูลที่เก็บให้เป็นแฟ้มข้อมูล เป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง ไม่ว่าจะไปสำรวจข้อมูลเรื่องอะไรก็ตาม ส่วนใหญ่มักเก็บข้อมูลมาหลายๆเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่างๆต่อไป
4.การจัดเรียงข้อมูล เป็นการเก็บข้อมูลที่ไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกในการค้นหา หรืออ้างอิงในภายหลัง
5. การคำนวณ คือการนำข้อมูลที่จัดเก็บทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ข้อความ และตัวเลข อาจจะมีความจำเป็นในการคำนวณตัวเลข เช่น ในการหาผลรวม หรือ ค่าเฉลี่ยต่างๆ
6.การทำรายงาน คือการทำสรุปรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งานต่างๆ เพื่อทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพมากขึ้นและรวดเร็วขึ้น และเป็นวิธีทำรายงานในรูปแบบข้อมูลสารสนเทศต่างๆไ
7.การจัดเก็บ เป็นการสำรวจข้อมูลหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จะต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง
8.การทำสำเนา หากต้องการใช้ข้อมูลเราก็สามารถคัดลอกสำเนาหรือทำขึ้นใหม่ได้ คัดลอกข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ทำได้ง่ายและรวดเร็ว
9.การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล เมื่อท่านต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นสามารถกระทำการแจกจ่ายได้ง่ายๆโดยใช้เทคโนโลยีสื่อสารต่างๆ สมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบายมากขึ้น
5) ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการประกอบไปด้วยกี่ระบบ อะไรบ้าง
ตอบ สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภท
1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System) หรือเรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ
2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Report System) หรือเรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ
3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting System) หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปรกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง (Semi-Structure) และไม่มีโครงสร้าง (Nonstructure) ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหา ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญของ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหา และประมวลสารสนเทศ
4.ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย (OIS ) จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด หรือเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งว่า ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานในองค์การเดี่ยวกัน
